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文件控制程序

2019-09-26 03:00:01 新闻信息

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适用于本公司所使用的文件控制。文件的分类如下: 1.1 质量手册:的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等; 1.2 :基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等; 1.3 管理文件:、管理规范等; 1.4 :产品标准、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、工程图纸等; 1.5 外来文件:法律法规、上级文件、函件、政府规定等; 1.6 质量记录:工序记录、检验记录、内审记录、顾客满意记录等。 文件控制程序职责 2.1 办公室主管对进行控制,并对版本有效性负责。 2.2 公司各负责对其使用的管理性文件进行控制。 2.3 办公室负责公司有关文件的回收、保存和销毁的归口管理。 文件控制程序工作程序 3.1 文件的编写 3.1.1 质量手册、和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写; 3.2 文件的编号规定 3.2.1 质量手册编号:公司简称–SC; 3.2.2 程序文件编号:公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号); 3.2.3 外来文件的编号:按外来文件本身的编号; 3.2.4 管理性文件的编号:公司简称–XX(注:编制部门代码,代码表另附)–类别(注:文件不需要分类时,可略)-XX(注:序号,可略) 本公司文件编号是依据编制部门不同划分的,由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性,准确性,新文件作成前,笔者向文件编号管理者申请该文件的编号,不可由文件笔者自行编排。 3.3 文件的签署和审批 所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行,以确保文件的有效性和适宜性。 3.4 有效文件控制 3.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》,以控制所使用文件的有效性。 3.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化,数字顺延。 3.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外(部门外按部门)分类整理。 3.5 文件的收发、回收及归档 3.5.1 各部门发放文件时,应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。 3.5.2 在回收文件时,也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。 3.5.3 各部门在收到外来文件时,应在《外来函件收发登记表》上登记,并要求接收人签字确认。 3.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查,对过时、作废等文件要及时清理、撤换,防止过期文件的使用,保持动态管理。 3.5.5 文件的摆放。应遵守以下基础原则: 3.5.5.1 外标识明确。 3.5.5.2 按类分放 3.5.5.3 为明确摆放位置,文件夹外部作“V”字形贴付管理。 3.5.6 文件的归档。品质管理科负责的归档管理。 3.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理,交由各部门自行处理。 3.6 文件的更改 3.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时,应由文件更改提出人员填写《文件更改单》,说明更改原因,然后将此单提交本部门责任者确认,报品质管理科审核,再上报最高管理层或管理者代表进行审批,方可实施更改。文件确定并经过更改后,需发放、回收,应作相关记录《文件发放/回收登记表》,确保各部门得到的是最新有效文件,并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。 3.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,换版后原版文件作废,换发新版本应执行本发放和回收的规定。 3.7 作废文件的管理 3.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章,填写《文件发放/回收登记表》,定期销毁。 3.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识,以防止误用。 3.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》(见《质量记录控制程序》),报品质管理科审核,再上报最高管理层或管理者代表批准后,方可实施销毁。 3.8 文件的借阅 文件需借阅时,借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》(见《质量记录控制程序》)。 3.9 文件的评审与更新 因外部因素变化或体系改进要求时,文件应予以评审,评审由品质管理科组织。评审引起的文件更改执行GB/T19001:2008/中4.6条款。 文件控制程序相关文件 《质量记录控制程序》 1、GB/T19001-2008idtISO9001:2008《质量管理体系要求》。 2、Q/SMLM·QES·G1-2013《质量、环境和职业健康安全管理手册》 文件控制程序质量记录 5.1 受控文件清单 4.2.3-JL-01 5.2 文件发放/回收登记表 4.2.3-JL-02 5.3 外来函件收发登记表 4.2.3-JL-03 5.4 文件 4.2.3-JL-04 5.5 文件修订记录 4.2.3-JL-05 6.1 附件1:ISO管理 部门受控编号一览

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